anul VI. numărul 3 - septembrie - Actualităţi

Cu câteva luni înainte de trecerea pe noul sistem informatic, l-am întrebat pe Gál Ottó, directorul economic şi managerul de proiect despre esenţa acestui sistem şi avantajele pe care le prezintă.

Despre ce sistem este vorba şi care este rolul acestuia?
Microsoft Dynamics AX este un sistem integrat de management (ERP) care va înlocui actualul, mai puţin integrat, sistem informatic, , , şi a cărui capacitate a fost depăşită de dezvoltarea companiei. Un sistem integrat eficient, recunoscut la nivel mondial, este o cerinţă de bază chiar şi în acest domeniu de afaceri. Acest sistem asigură soluţii logistice concentrate pe managementul depozitării, la care se integrează serviciile de aprovizionare, vânzare, relaţii clienţi (CRM), service precum şi financiar-contabil.

Care este actualitatea implementării?
Practic în 2007 s-a concretizat necesitatea implementării acestui sistem. În a doua jumătate a anului următor s-a ales aplicaţia corespunzătoare, dar izbucnirea crizei financiare şi economice a întârziat şi această investiţie. Realizările noastre peste media pieţei au pus bazele unei decizii favorabile, iar în septembrie 2009 am semnat contractul cu implementatorul ales, care la începutul acestui an a demarat analiza cerinţelor de business specifice firmei noastre. Această analiză a continuat până la sfârşitul primului semestru, iar după concediile din vară a început dezvoltarea - parametrizarea propriu-zisă a sistemului. Revenind la întrebare - firmele care trec prin criza economică ajung să se transforme. În cazul nostru, acest nou sistem informatic reprezintă o bază importantă, care va contribui la o transformare pozitivă, inovatoare a organizaţiei, şi la consolidarea poziţiei noastre de piaţă.

Cum se vor modifica activităţile din cadrul companiei?
Se vor modifica în esenţă procesele, în special cele de coordonare a depozitării, dar schimbări vor avea loc şi în alte domenii. Practic sistemul va cuprinde mai multe informaţii decât în prezent, ceea ce înseamnă că vom avea o bază de date mai precisă şi mai cuprinzătoare atât despre clienţi şi furnizori, cât şi despre produsele comercializate. Personalul operator va avea mai mult de lucru comparativ cu sistemul actual. Informaţiile gestionate până acum nu au fost puţine, însă nu au fost înregistrate în mod integrat, ci pe diferite interfeţe, în programe auxiliare. Noua soluţie informatică va asigura o mai mare transparenţă, bineînţeles în funcţie de drepturile de utilizare. Informaţia va fi disponibilă persoanelor autorizate. Informaţiile există şi acum, dar accesul la acestea nu depinde de autorizaţie, ci trebuie solicitate de la persoana care le deţine.

În ce măsura va afecta această schimbare pe clienţi şi parteneri?
Clienţii şi partenerii vor fi afectaţi în mod pozitiv şi indirect, deoarece noul sistem va permite o deservire mai precisă, tocmai datorită restructurării depozitelor - astfel va fi posibilă o identificare mai exactă a produselor, o evaluare reală a stocurilor, iar clientul va fi informat cu precizie despre detaliile onorării comenzilor. După perioada de acomodare, ne aşteptăm ca deservirea clienţilor să fie şi mai promptă.

Cât timp va dura faza de acomodare la noul sistem?
Pe baza experienţelor de până acum e posibil ca prima lună să prezinte greutăţi, probleme sau obstacole de moment. Trecerea pe noul sistem va avea loc doar după ce ne vom asigura că totul funcţionează în mod normal. Această trecerea de la vechiul sistem la cel nou va avea loc de la o zi la alta şi va include toate sectoarele. Managementul depozitelor va fi implementat în etape, dar acest proces nu va afecta mai mult un client din Bucureşti, de exemplu, decât unul din Odorheiu Secuiesc.
Faza de analiză a fost realizată, în momentul de faţă având loc procesele de personalizare a aplicaţiei conform cerinţelor specifice ale companiei. În luna octombrie vor fi testate şi preluate funcţionalităţile dezvoltate de către programatori. Faza de dezvoltare nu s-a încheiat, unele domenii fiind incluse în acest proces la sfârşitul lunii octombrie. Startul propriu-zis este planificat pentru 17 ianuarie 2011, ceea ce înseamnă că noul an îl vom începe cu noul sistem.